一、工程项目资料分类

1、项目前期资料

（1）各类红头文件（2）各项前期报告（3）规划设计文本（4）施工图纸（5）招投标相关文件（6）工程合同。

2.项目施工阶段

（1）监理月报，监理通知，监理例会纪要（2）工作联系单（3）甲方通知 （4）会议纪要（5）工程报表 （6）现场签证单 （7）技术核定单（8）认质认价单。

3.项目竣工阶段

（1）工程竣工资料 （2）工程检查验收资料。

4.其他

（1）学校内部文件资料（2）各种电子文档 （3）图片图象资料、工程项目照片、录音带、录像带。

    二、工程项目资料的管理内容

1、开工前期必备资料、手续的收集、签发和归档保存。

2、收集和签发设计变更、技术核定并进行整理、归档。

3、图纸、文件的发放、归档和移交。

4、配合总工进行图纸、资料收集、整理移交。

5、管理监督监理、施工方资料保证各分项、分部资料真实、齐全。

6、工程所需向相关部门的通知、回复在工程管理人员的口述后加以整理打印签发。

7、向学校档案室移交工程竣工资料工作。

8、负责竣工验收后的资料备案、移交。

    三、工程项目资料管理规定

1、 档案资料管理员负责审查档案资料，整理齐全后保存。

2、借阅工程资料必须履行手续，不得遗失，更换。

3、工程项目资料必须建立资料台帐、资料目录，及时收集、分类整理、编目造册，便于查阅和归档。

4、设立文件签收本，一切文件资料必须送达时要求签收。

5、设立文件发文本，一切文件资料必须发送时要求接收人签收。

6、学校内部指令，通知、报告必须采取书面形式，均具实名；所有对内对外文件资必须按职责规定权限审查签发。

7、对监理工程师、承包商所有文件资料必须采取书面形式，均具实名。

8、工程项目竣工移交后，现场的文件资料按规定和要求进行交接。

9、合同及补充协议、招标、投标文件、施工预算由负责该项工作的人员收集，并按规定及时将资料（原件）送资料员存档。

    四、竣工及备案阶段资料管理

1、 在工程竣工验收阶段，应按照“建设工程竣工备案实施细则”等文件要求，做好竣工验收工作。

2 、工程竣工备案文件的编集、整理与报送由工程项目负责人负责。学校资料管理人员协助办理。

3、 在工程竣工验收阶段，应按照“建设工程竣工档案编制验收及报送规定”编制并报送城市建设档案。

4、 城市建设档案编制报送工作由资料管理人员负责。施工管理办公室有关人员应按照编制与报送要求分类整理所需档案资料，及时移交给甲方资料管理人员，协助办理档案报送工作。

    五、 学校档案馆工程文件的归档

1、 工程项目竣工后，应按照学校档案馆的有关要求对工程文件进行归档。

2、工程项目的负责人按照校档案馆文件归档要求将工程资料分类整理后移交给学校档案管理人员，并协助档案管理人员做好存档与报送工作。